CHỨC NĂNG CỦA TỪNG PHÒNG BAN
- Phòng ban này gồm có hai bộ phận chính đó là bộ phận giao nhận hàng hóa và bộ phận chứng từ liên quan. Trong bộ máy quản lý của công ty, đây là phòng ban quan trọng nhất.
- Tiếp nhận các hợp đồng về xuất nhập khẩu, các hợp đồng liên quan đến ủy thác xuất nhập khẩu từ đó đề ra phương án bàn giao công việc bằng cách phân chia cụ thể rõ ràng để các nhân viên trong phòng ban làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Chủ động chuẩn bị các chứng từ, hợp đồng, thủ tục và giấy tờ liên quan đến công tác xuất nhập khẩu.
- Tiếp nhận nguyên liệu nhập khẩu và giao sản phẩm thành phẩm bằng các đường hải quan như đường biển và đường hàng không.
Chức năng:
- Hỗ trợ và giúp đỡ cho cấp trên trong các công việc quản lý, điều hành các hoạt động của công ty dưới sự chỉ đạo,hướng dẫn và phân công của cấp trên.
Nhiệm vụ:
- Chủ động, năng nổ và tích cực triển khai các hoạt động kinh doanh mà cấp trên đã phân công và chịu trách nhiệm với cấp trên về hiệu quả các hoạt động được giao.
Quyền hạn:
- Thực hiện mọi hoạt động dưới sự chỉ đạo và ủy quyền của cấp trên bằng văn bản cụ thể, phù hợp với từng thời gian và phân cấp của công việc.
Chức năng và nhiệm vụ:
- Phòng ban này chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động về phát triển và hoàn thiện sản phẩm đáp ứng được mong muốn của thị trường.
- Quản trị chuỗi cung ứng và vòng đời của sản phẩm qua các giai đoạn: thành phẩm, phát triển, bão hòa, suy thoái và cũng có đôi khi là hồi sinh.
- Lên ý tưởng, thực hiện và phát triển các kế hoạch chiến lược về marketing về sản phẩm, giá cả, chiêu thị, và phân phối cũng như các nhu cầu, mong muốn, thông tin…
- Quan hệ và chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác để phát triển, hệ thống phân phối, mở rộng thị trường lẫn trong và ngoài nước. Nghiên cứu và đề ra các ý tưởng cho Ban Giám Đốc trong công việc vạch ra kế hoạch kinh doanh, phát triển và xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các công việc chuyên về marketing, nghiên cứu thị trường, lựa chọn các sản phẩm phù hợp theo từng thời điểm từ đó đề ra các chiến lược phát triển, thúc đẩy các xúc tiến thương mại, tìm kiếm đối tác bằng cách tham gia các triển lãm, hội chợ, hội thảo, thực hiện các liên kết với các đối tác để mở rộng thị trường kinh doanh và phát triển kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng một cách chủ động, ký kết các hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc nhận hoặc giao hàng từ công ty đối với khách hàng, trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng giao dịch với công ty.
- Soạn thảo các văn bản hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, kết nối và xây dựng với khách hàng để thực hiện đúng quy định trong hợp đồng đã đề ra.
- Chủ động lên phương án xây dựng và xúc tiến các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh, xuất nhập khẩu của công ty chẳng hạn như: công tác chuẩn bị nguồn hàng để sản xuất và chế biến, các công việc giám định hàng hóa, tìm kiếm khách hàng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các công tác giao nhận, đóng gói, hải quan, bảo hiểm, bổi thường khiếu nại…
- Chủ động lên phương án để phối hợp với phòng Tài Chính Kế Toán trong các công việc thu, chi tài chính có liên quan đến việc mua, bán, xuất nhập khẩu có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên tinh thần và cơ sở thực hiện đúng các giao dịch và điều khoản trên hợp đồng giao dịch.
- Thường xuyên kiểm soát và theo dõi các thời hạn hợp đồng cho đến khi hoàn tất việc thanh lý hợp đồng với các đối tác bằng cách phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác.
- Báo cáo các hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động kinh doanh với Ban Giám Đốc. Lên kế hoạch và thực hiện các phương án chiến lược kinh doanh sau khi được cấp trên phê duyệt.
- Lưu trữ và bảo quản các hợp đồng giao dịch, hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Chức năng:
- Lên kế hoạch và thực hiện các công việc liên quan đến tài chính của công ty hàng năm thông qua việc căn cứ vào chiến lược kinh doanh của công ty.
- Quản lý tài chính của công ty dưới sự chỉ đạo của Giám đốc để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tổ chức, quản lý, theo dõi và giám sát các hoạt động tài chính, kinh doanh cũng như quyết toán và thống kê.
- Quan sát, thu thập dữ liệu và phân tích các dữ liệu về tài chính cũng như các thay đổi trong tài chính, vốn của công ty. Cung cấp đầy đủ các số liệu về tài chính cho cấp trên trong quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Thực hiện các giao dịch thanh toán với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng thông qua ngân hàng và xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính.
Nhiệm vụ:
- Hoàn thành tốt các công việc quyết toán liên quan đến nghiệp vụ kế toán, thống kê và quản lý các dữ liệu liên quan đến tài chính của công ty.
- Thực hiện tốt các công tác quản lý nguồn vốn và tài sản của công ty cũng như các nguồn lực kinh tế theo quy định của Nhà Nước.
- Lên kế hoạch và thực hiện tốt các phương án tài chính một cách phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Thường xuyên theo dõi và lên kế hoạch về giá cả sản phẩm, chi phí hoạt động và các vấn đề liên quan đến chi phí sửa chữa và bảo trì của công ty.
- Hoàn thành tốt các báo cáo tài chính của công ty theo từng giai đoạn dựa trên cơ sở chấp hành tốt các quy định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo chính xác và đảm bảo thời gian về các kết quả kiểm tra về tài sản và nguồn vốn của công ty.
- Phân tích và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thực hiện việc bảo quản và lưu trữ các sổ sách chứng từ liên quan. Bảo mật thông tin các dữ liệu, số liệu về vấn đề tài chính theo quy định của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ về quản lý tài chính kế toán, các hoạt động liên quan đến các vấn đề về kinh tế, phân tích kinh tế và kiểm soát về tình hình hoạt động tài chính của công ty. Kiểm tra, quản lý và thực hiện đúng các công tác sử dụng nguồn vốn và tài chính ngân sách do công ty giao nhiệm vụ.
- Thực hiện tốt các công tác quản lý và tuyển dụng nhân viên một cách hiệu quả, đưa ra quy trình tuyển dụng, cơ cấu lương và các vị trí tuyển dụng trong công ty
- Sắp xếp tổ chức công tác phỏng vấn các ứng viên dựa trên nhu cầu tuyển dụng của công ty tùy từng thời điểm khi công ty có nhu cầu tuyển dụng.
- Áp dụng các quy định tuyển dụng của công ty tùy theo trình độ, bằng cấp và kinh nghiệm của các ứng viên mà quyết lương thưởng
- Đưa ra các quyết định phù hợp về nhân sự của các phòng ban, quyết định về số lượng cũng như năng lực của nhân viên để đưa ra phương án thích hợp cho từng phòng ban tùy theo tầm quan trọng và số lượng nhân viên cần trong thời điểm đó.
- Tạo điều kiện cũng như quyền lợi được đào tạo cho các nhân viên để phát triển đội ngũ nhân viên một cách phù hợp với công việc, nâng cao kỹ năng, tay nghề, tạo sự sáng tạo và tinh thần làm việc hiệu quả để đội ngũ nhân viên trong công ty nâng cao được tinh thần làm việc và năng lực chuyên môn.
- Sắp xếp và lưu trữ các thông tin các thông tin liên quan đến nhân viên trong công ty, tạo mối quan hệ trên tinh thần vui vẻ và hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty.
- Đưa ra các chế độ khen thưởng, thăng tiến phù hợp hay cắt giảm và kỷ luật thích đáng tùy theo hiệu quả làm việc của các nhân viên.
- Tổ chức hoạch định các kế hoạch tổ chức sản xuất, phân bổ nguồn lực phù hợp, qua đó đảm bảo tốt kế hoạch của công ty tùy theo từng giai đoạn khác nhau
- Theo dõi và lên kế hoạch khai thác và điều hành các trang thiết bị, dây chuyền sản xuất của công ty để nhằm đảo bảo tốt chất lượng hàng hóa để đạt đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tiết kiệm thời gian, chi phí và nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của công ty.
- Hoạch định kế hoạch sản xuất phải có kế hoạch và quy trình phù hợp nhằm đảm bảo được hiệu quả tốt trong công tác sản xuất của công ty
- Bàn bạc và tư vấn với cấp trên về việc lựa chọn sản phẩm, nguồn nguyên liệu và các phương án sản xuất phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch của công ty
- Xây dựng và lên kế hoạch để đáp ứng được tiến độ và khả năng sản xuất của công ty
- Trong quá trình sản xuất cần phải theo dõi thường xuyên để cải thiện năng suất
- Xây dựng các kế hoạch bố trí các trang thiết bị cũng như trang bị máy móc trong nhà xưởng
- Phân bổ trách nhiệm cụ thể cho từng hoạt động sản xuất khác nhau
- Bố trí và sắp xếp nhân sự phù hợp
- Kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng các trang thiết bị định kỳ để đảm bảo vận hành thông suốt trong quá trình sản xuất
- Theo dõi và động viên để cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên trong phân xưởng.
- Kiểm soát lượng hàng hóa thành phẩm, tồn kho và các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Đề xuất và cải thiện các khâu sản xuất để tránh lãng phí tiêu hao nguyên vật liệu.
- Thường xuyên theo dõi để đảm bảo chất lượng cũng như kiểm soát chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng.
- Quản lý và kiểm soát các quy trình sản xuất
- Xây dựng và thực hiện các quy định về đảm bảo an toàn cho các nhân viên và đảm bảo, cải thiện an toàn vệ sinh môi trường